Henry Fayol masih tidak dikenal selain warga Perancis selama hampir seperempat abad setelah dia meninggal. Pada tahun 1950, bukunya: General and Industrial Management diterbitkan, dan dia menjadi lebih dikenal secara luas dari karyanya mengenai Manajemen Administratif.
Sekarang Fayol sering diidentikkan sebagai bapak pendiri sekolah-sekolah administrasi.
1841 : Lahir
1872 : Menjabat direktur sebuah group pertambangan
1918 : Pensiun
1925 : Wafat
1950 : General and Industrial Management diterbitkan; reputasi Fayol sebagai “Bapak Pendiri” sekolah administrasi ditetapkan.
Kehidupan dan Karir
Fayol menghabiskan karirnya dengan bekerja pada sebuah perusahaan, pertambangan Perancis dan metalurgi Comentry-Fourchambult-Decazeville.
Dia memulai sebagai seorang insinyur pertambangan, dan menjabat sebagai direktur sebuah grup pertambangan pada tahun 1872, dan menjadi direktur manajemen pada tahun 1888—dan pensiun pada tahun 1918. Dia mendapatkan gelar kehormatan hingga meninggal dunia.
Ketika Fayol memulai karirnya, kondisi finansial pertambangan gabungan sangat miskin. Pada saat dia pensiun, perusahaan pun beralih menjadi makmur dan kuat. Kesuksesan Fayol sering diatributkan atas pengembangannya dan ketangguhannya dalam ”prinsip fungsional”. Hal itu termasuk:
- Persiapan tahunan dan perencanaan 10 tahuan, dan bertindak sesuai dengan hal tersebut;
- Menyiapkan struktur organisasi untuk menunjukkan dan mendorong keteraturan;
- Merekrut dan melatih secara hati-hati untuk memastikan setiap pegawai telah berada di tempat yang tepat;
- Taat pada prinsip rantai komando
- Mengatur pertemuan rutin dengan pimpinan departemen dan divisi untuk memastikan koordinasi.
Pemikiran Kunci
Dalam tulisannya, Fayol berusaha untuk membangun sebuah teori manajemen yang dapat digunakan sebagai dasar untuk manajemen pendidikan dan pelatihan secara formal. Pertama, dia membagi seluruh aktivitas organisasi kepada 6 fungsi:
• Teknik: perancangan, produksi, manufaktur, adaptasi;
• Komersial: pembelian, penjualan, pertukaran;
• Finansial: mencari penggunaan modal yang optimal;
• Keamanan: melindungi aset dan SDM;
• Akuntansi: persediaan, rugi laba, biaya, statistik;
• Manajerial; perencanaan, pengorganisasian, memimpin, koordinasi, dan kontrol (pengendalian)
Fayol berpendapat bahwa untuk me-manage adalah:
Merencanakan
Rencana yang baik harus fleksibel, berkelanjutan, relevan, dan akurat. Fungsi tersebut adalah untuk menyatukan organisasi dengan fokus pada masalah, prioritas, dan kondisi bisnis; prediksi jangka panjang pada bidang industri dan ekonomi; intuisi pemikir kunci; dan analisis strategi dari staf yang ahli.
Untuk efektivitas perencanaan, manajer harus memilik keahlian dalam bidang seni menghadapi manusia, dan memiliki kemampuan memanfaatkan energi serta memiliki keberanian moral yang terukur.
Penting pula perpindahan jabatan, memiliki kompetensi pada persyaratan yang diinginkan dalam bisnis; memiliki pengalaman bisnis, dan dapat menghasilkan ide kreatif.
Mengorganisasikan
Pengorganisasian adalah tentang tanggung jawab dan otoritas sebagaimana adanya mengenai aliran komunikasi dan penggunaan sumber daya. Fayol menggambarkan tugas organisasional untuk para manajer:
• Memastikan rencana benar-benar disiapkan dan telah diterapkan
• Melihat SDM dan struktur material sesuai dengan tujuan, sumber daya, dan kebijakan operasi umum.
• Membentuk otoritas petunjuk dan lini komunikasi dalam organisasi
• Melakukan harmonisasi aktivitas dan melakukan koordinasi dari usaha-usaha
• Memformulasikan secara jelas dan keputusan yang tepat
• Mengatur seleksi personal yang efisien
• Menetapkan tugas secara jelas
• Mendorong inisiatif dan tanggung jawab
• Menawarkan kompensasi yang adil untuk pelayanan yang baik
• Memberikan sanksi dalam kasus penyimpangan dan kesalahan
• Memelihara disiplin
• Memastikan kepentingan individual di bawah kepentingan perusahaan
• Memberikan perhatian yang lebih pada otoritas pemberian komando
• Mengelola keteraturan material dan SDM
• Memastikan semuanya berjalan normal
• Meminimalisasi kebijakan yang berlebihan dan penyalahgunaan
Mengkoordinasi
Koordinasi melibatkan waktu dan rentetan aktivitas yang dengannya semuanya berjalan dengan baik, mengalokasikan sumber daya yang tepat, waktu dan prioritas, menyesuaikan tujuan sampai pencapaiannya.
Komando
Manajer yang bertanggung jawab harus:
• Meningkatkan ketelitian dari personel kerja
• Menghapuskan yang tidak perlu (hal ini tidak seperti yang didengar, Fayol menegaskan bahwa setiap kebijakan yang berkaitan dengan pekerja harus sebagai hasil dari pemikiran yang cermat.
Pekerja harus menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan yang didapat dari pelatihan; dan mereka harus diberikan kesempatan kenaikan jabatan yang adil; mereka harus diberikan kesempatan untuk pelatihan tambahan, mendapat petunjuk—jika mungkin—untuk menjabat pekerjaan yang lain.
Fayol juga menunjukkan prosedur yang terkait dengan penulisan peringatan dan proteksi melawan bias dan ketidakadilan.
• Menimbang dengan cermat kesepakatan antara bisnis dan pekerjanya
• Memberikan contoh yang tepat
• Mengadakan audit organisasi secara periodik;
• Bersama-sama dengan para asisten senior untuk memastikan kesatuan pengelolaan dan fokus pada usaha;
• Tidak menghabiskan waktu pada masalah-masalah yang kecil/detail
• Menciptakan energi, inisiatif, loyalitas, dan perlakuan sama di antara para pekerja
Mengontrol/mengendalikan
Pengendalian berarti melakukan cek:
• Semua hal berjalan sesuai dengan rencana, prinsip yang dibangun, dan dengan instruksi yang dirancang;
• Tindakan korektif secara tepat
• Kelemahan, kesalahan, dan penyimpangan dari rencana tidak terjadi
• Rencana selalu sesuai dengan keadaan (tidak seperti batu tetapi menyesuaikan dengan perkembangan perubahan).
Pendekatan lima point Fayol menganjurkan pada manajer sesuai dengan tugas dan kewajibannya. Dari pengalamannya, dia menetapkan sebuah prinsip umum manajemen, pada beberapa pengertian melalui pendekatan:
• Divisi kerja: spesialisasi yang memperkenankan indivu untuk membangun keahlian dan dengannya lebih produktif
• Otoritas: hak dalam pemberian perintah, disertai dengan tanggung jawab yang tepat
• Disiplin: Dua sisi pekerja yang mematuhi aturan hanya jika para manajer memainkan perannya dengan kepempinan yang baik.
• Kesatuan perintah: Satu orang, satu boss—dengan tidak terjadi konflik dalam perintah
• Kesatuan arah: staf yang terlibat dalam aktivitas yang sama harus memiliki tujuan yang sama pula
• Subordinasi kepentingan individual pada kepentingan umum: kepentingan organisasi mesti menjadi prioritas pertama, melebihi kepentingan kelompok, sebagaimana kepentingan dari tim yang disepakati melebihi kepentingan individual.
• Pemberian gaji: mesti adil dan pantas, menimbulkan produktivitas dengan memberikan imbalan yang baik berdasarkan usaha; hal itu bukan objek untuk disalahgunakan.
• Sentralisasi: tidak ada formula untuk mendukung sentralisasi atau desentralisasi; mayoritas tergantung pada kondisi optimal dalam bisnis.
• Rantai skala: Fayol menjelaskan bahwa meskipun hirarki adalah esensial, hal itu tidak selalu membuat komunikasi lancar; komunikasi lateral dengan demikian juga menjadi hal yang fundamental.
• Keteraturan: Menghindari duplikasi dan langkah sia-sia sehingga menjadi organisasi yang baik
• Kesamaan: Kombinasi kebaikan dan keadilan yang terkait dengan pekerja
• Stabilitas kedudukan: kesuksesan yang lebih dari bisnis; stabilitas yang lebih juga dalam manajemen.
• Inisiatif: mendorong SDM untuk menggunakan inisiatif mereka sebagai sumber daya yang kuat bagi organisasi
• Rasa persatuan: manajemen harus membantu perkembangan moral dari para pekerja dan mendorong setiap orang untuk menggunakan kemampuan mereka.
Henry Fayol dalam Perspektif
Tidak diragukan lagi pengaruh Fayol dalam mengembangkan pemikiran manajemen adalah sangat besar.
Sebutan ”bapak pendiri aliran/sekolah administrasi” karena dia penulis pertama yang melihat organisasi: dari atas sampai bawah, mengidentifikasikan manajemen sebagai sebuah proses, memecah proses menjadi sub divisi logis; dan merancang berbagai prinsip dan menetapkan sebuah sillabus untuk pendidikan manajemen.
Fakta pengaruh Fayol dibuktikan lebih jelas pada formula manajemen klasik, POSDCORB, yang diambil langsung dari karyanya.
Hal itu mengajarkan para manajer dalam merencanakan (Planning), mengorganisasikan (Organizing), rekrutment (Staffing), memimpin (Directing), mengkoordinasikan (Coordinate), melaporkan (Report), dan merancang anggaran (Budget).
Pandangan Fayol telah dikritik dari sisi kelemahannya: dimana terjadi tumpang tindih dalam prinsip, elemen, dan tugas; adanya kebingungan struktur dengan proses; dan atas hubungan atas-bawah birokrasi.
Bagaimanapun, prinsip manajemennya tidak berbeda jauh dari karakteristik organisasi formal sebagaimana dirancang oleh Max Weber. Pengaruh Fayol adalah yang pertama menjelaskan manajemen sebagai proses ”atas-bawah” berdasarkan perencanaan dan pengorganisasian orang-orang dan manajer praktis.
”Tidak ada kebaikan dalam menyebarkan pertikaian di antara bawahan, setiap pemula bisa melakukannya” (Henry Fayol).
Pustaka
Dialihbahasakan oleh Harja Saputra dari Artikel Majalah “Thinkers”, Desember 1999.
